LGPD para micro e pequenas empresas: saiba como deve funcionar

Muitos empresários estão se perguntando sobre o impacto da LGPD para micro e pequenas empresas. Afinal, a nova lei modificou drasticamente a forma como os dados são armazenados e mantidos, com muito mais segurança para o usuário final.

A Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil, cujo número é 13709/18, entrou em vigor oficialmente em setembro de 2020, depois de um prazo de 18 meses para adequação das empresas.

Desde então, muitas dúvidas foram tiradas com relação a uma série de ações importantes, que buscam uma adaptação de, por exemplo, uma empresa de automação residencial para se adequar a nova lei.

Isso porque ela vale para qualquer empresa que utiliza a coleta e o armazenamento de dados, e não apenas aquelas de grande porte. Esse tipo de interação tem sido muito importante para identificar quais são as mudanças necessárias para empresas menores.

Antes da LGPD existiam diversos dispositivos legais que lidavam com a segurança e sigilo dos dados de clientes, mas essa quantidade acabava deixando os processos confusos e desnecessariamente burocráticos.

A nova lei veio então para unificar todas as ações em uma única lei, usando como base a sanção europeia conhecida como GDPR, que tem como principal objetivo deixar mais simples o processo de análise e proteção de dados do cliente.

A lei entende como dados pessoais todas as informações referentes a um cidadão, que podem ser possíveis identificar.

Então, qualquer situação que envolva esses dados como a coleta, armazenamento e classificação fica conhecida como tratamento em uma organização, seja uma grande empresa terceirizada de limpeza ou uma companhia menor.

Além disso, estão inclusos no tratamento de dados qualquer atividade que envolva essas informações de uma pessoa, como:

• Envio de e-mails;
• Anúncios personalizados;
• Interações diretas;
• Repasse de dados pessoais.

Todas essas ações têm um impacto direto nos dados de uma pessoa, e por isso, devem estar de acordo com a legislação para garantir assertividade na execução desse tipo de atividade.

Ademais, no mercado brasileiro, as micro e pequenas empresas são maioria absoluta. Trata-se de um dos maiores setores do país, e ele segue em constante crescimento e evolução. Esses dados mostram que o empreendedorismo tem crescido vertiginosamente.

Entretanto, empresas desse porte normalmente têm recursos reduzidos, seja em questões financeiras ou de pessoal, e por isso muitas vezes demoram um pouco mais de tempo para compreender as nuances de leis que surgem e têm impacto em suas ações.

No caso da LGPD é importante deixar claro que não há nenhum tipo de limitador para que uma empresa não possa se adequar. As regras que dizem respeito a esse tipo de ação são fundamentais para qualquer empresa terceirizada recepcionista que trabalha com coleta de dados.

Adequar-se a esse movimento é mais simples do que parece, entretanto. Para conseguir adequar sua empresa, você pode seguir alguns passos básicos. Confira mais sobre o tema!

Micro e pequenas empresas adaptadas

É importante pensar que cada caso é único, e as empresas precisam de diferentes ações para conseguirem de fato se adequarem a LGPD. Entretanto, existem algumas ações que são mais genéricas, e podem servir como um ponto de partida.

Quanto mais rápido sua empresa se adequar a nova lei, maior será a tranquilidade para você e para os clientes, que saberão que estão amparados e protegidos. Em uma era cada vez mais digital, a proteção de dados é uma ação muito importante.

Pois bem, entre os pontos de atenção estão:

Proteção interna

O primeiro elemento de segurança que você deve atentar para se adequar à LGPD é a interna. Qualquer computador conectado a internet ou a uma rede está vulnerável a ataques e invasões, muitas vezes com o objetivo de roubar esses dados.

Uma vez que a proteção das informações dos clientes de sua adm condominial, por exemplo, é de sua responsabilidade, é importante pensar em formas de proteger seu equipamento de potenciais invasores.

Dessa maneira, com um bom antivírus e um bom firewall, você conseguirá explorar a segurança com muito mais facilidade. Entretanto, apenas estas ferramentas nem sempre são o suficiente, sobretudo se você consegue uma quantidade muito grande de dados.

O ideal nestas situações é contratar e encontrar profissionais habilitados em TI, que conheçam esse tipo de atividade e tenham uma compreensão mais aprofundada sobre a LGPD.

Dessa forma, você consegue resultados muito mais expressivos para ações de sua companhia, seja ela uma empresa de portaria ou de qualquer outro ramo de atuação.

Invista em equipamentos

A tecnologia está em constante movimento. Por conta disso, muitos dos dispositivos atuais já têm uma série de projeções interessantes que podem ser levadas em conta na hora de escolher seu equipamento.

Entretanto, você precisa se atentar se o equipamento é seguro e se segue todos os protocolos específicos para a utilização daquele produto. Além disso, é importante ter em mente que alguns dispositivos precisam ser tratados com preocupação especial.

Quando você utiliza equipamento de ponta e atualizado, não só está de acordo com a LGPD, mas também se atenta a oferecer a melhor solução possível para seus clientes em uma determinada ação de sua agência de eventos SP, por exemplo.

Isso significa muitas vezes que você estará optando por uma vertente de qualificação e de segurança muito maior, uma vez que estes equipamentos normalmente não possuem os códigos desbloqueados ainda, gerando mais tranquilidade para usar o equipamento.

Política de privacidade

A criação de políticas de privacidade é um importante passo para aplicar a LGPD em sua empresa. Esse documento normalmente fica em alguma parte de fácil acesso em seu site, e representa todas as informações necessárias para lidar com o tratamento de dados.

Isso significa que, além de todas as informações referentes à utilização de dados e os motivos da guarda de determinadas informações, constará no documento as formas de solicitar qualquer tipo de alteração ou remoção, bem como outras informações relevantes.

A política de privacidade normalmente surge como uma pop-up ou outra forma que chame a atenção do cliente, solicitando uma confirmação de leitura. Dessa maneira, uma fábrica de tubos de aço consegue garantir que o cliente se declare conhecedor de tais políticas.

Quanto mais uma empresa detalha sua política de privacidade, maior será a garantia de que está agindo de acordo com a LGPD.

Inclua mensagens descritivas

Uma empresa de pequeno porte ou microempresa, normalmente, tem um quadro muito reduzido de colaboradores, e por isso não pode ficar o tempo todo conferindo cada detalhe sem interromper sua produção.

Por conta disso, é importante deixar o máximo possível de descrições e utilizações automáticas em texto para garantir uma visibilidade maior sobre esse tipo de ação.

As pessoas precisam estar cientes de que seus dados serão coletados, bem como qual será a utilização, por exemplo, para conseguir um licenciamento CETESB ou apenas para fazer uma atualização cadastral.

Por isso, uma mensagem alertando o uso de cookies e o fato de sua empresa coletar dados básicos de navegação já ajuda muito a manter a Lei Geral de Proteção de Dados em funcionamento, sem que você precise parar sua produtividade para explicar.

Esse tipo de formulário agiliza muito o processo e existem diversos modelos online, que podem ser acoplados a seu site ou blog sem a necessidade de um especialista para adaptar o modelo.

Comunique-se com seus consumidores

O diálogo é o principal meio de conseguir manter seus clientes cientes de todas as mudanças que estão acontecendo por conta das leis. Antes, era muito comum a guarda de e-mails para comunicações corporativas.

Entretanto, com a LGPD, esse tipo de comunicação deve ser expressamente autorizada pelo usuário, garantindo assim mais transparência na comunicação por e-mail. Por isso, é importante que você entre em contato para garantir esse procedimento.

Solicite uma confirmação das pessoas que já estão em sua base para conseguir uma garantia de qualidade no envio dos e-mails. Aqueles que desejarem manter o contato responderão confirmando, colocando sua empresa dentro dos trâmites da lei.

Caso alguém desista de participar da lista, é importante que você remova imediatamente o contato da lista, fazendo valer seu direito e se mantendo em dia com a lei.

Trabalhe com especialistas

Empresas de porte menor normalmente tem um quadro bastante reduzido de colaboradores. Por isso, é importante que estas pessoas desempenhem seus papéis corretamente.

Para não sobrecarregar nenhum de seus funcionários, contar com ajuda externa é fundamental.

Existem muitos consultores que trabalham diretamente com a LGPD e podem ajudar sua empresa a se adequar, sem que você precise remanejar seus funcionários ou fazer uma nova contratação apenas para este elemento.

Considerações finais

A Lei Geral de Proteção de Dados é uma ferramenta que torna mais seguro a utilização da internet para todos os clientes de qualquer tipo de empresa, e tem sido muito importante para que as pessoas se sintam confortáveis com esse tipo de negociação.

Por isso, é importante pensar em formas de melhorar suas atividades, conquistando assim um espaço muito mais adequado para sua empresa e garantindo o acerto com a lei, que garante proteção e tranquilidade para todos os envolvidos.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.