Como fazer folha de pagamento
Neste conteúdo você vai saber sobre
Este documento consiste nas informações de trabalho de cada funcionário, que são convertidas em dados contábeis.
Embora faça parte da rotina administrativa das empresas, os detalhes desse cadastro, que também é chamado de folha de pagamento, podem ser: pedra no sapato na dúvida surgem na preparação.
A folha de pagamento é obrigatória e é explicada pelo artigo 464 da CLT e pelo artigo 225 do Decreto 3048/1999. Portanto, este documento é muito importante tanto para o funcionário quanto para a empresa de acordo com os requisitos legais.
Portanto, é imprescindível que o empregador, além da formação jurídica, também tenha um conceito de matemática financeira para a elaboração do documento. Siga passo a passo e aprenda como fazer a folha de pagamento de maneira bem simples e fácil.
A folha de pagamento tem função operacional, contábil e tributária. Ele serve como um histórico do que o trabalhador tem direito e desdobra o salário bruto, o valor total sem deduções e o salário líquido, que é o valor que o trabalhador qualificado recebe com as devidas deduções.
O artigo 225 do Decreto 3048/1999 prevê esta obrigação legal e descreve as etapas da contabilização dos salários nos pontos I e II:
Art. 225. A empresa obriga-se ainda:
I – A elaborar comprovativo da retribuição paga, devida ou creditada a todos os segurados ao seu serviço, devendo guardar cópia dos respectivos recibos e recibos em cada agência dos pagamentos;
II – Registre os fatos geradores de todas as contribuições, o valor dos valores reduzidos, as contribuições da empresa e os valores arrecadados detalhadamente em seus próprios títulos contábeis a cada mês.
A importância da folha de pagamento para a empresa
A folha de pagamento é fundamental para o controle financeiro da empresa. Por meio desse documento, ela comprova o recolhimento de tributos e INSS, além do pagamento de salário, mão de obra e benefícios. E ter esse controle financeiro sobre seu próprio dinheiro atrapalha muito a folha de pagamento.
As empresas que seguem essa rotina evitam facilmente demandas trabalhistas e pagam multas e indenizações, preservando seu principal.
A importância da folha de pagamento para o funcionário
Por mais importante que seja para a empresa, a folha de pagamento é indispensável na vida dos profissionais. Este documento comprova os rendimentos do cidadão com o financiamento imobiliário, automóveis e abertura de crédito nas lojas.
Também é um lançamento muito importante no formulário de previdência, que serve como comprovante de recolhimento do INSS.
Informações obrigatórias para Folha de Pagamento
Devido aos inúmeros detalhes, essa rotina administrativa requer muita atenção do RH. Para saber exatamente como é feita a folha de pagamento, é necessário conhecer os dados que devem constar no documento:
- dados do empregador;
- cargo ou função do funcionário;
- descontos (INSS, Contribuição Sindical, FGTS, VT);
- número de dias trabalhados;
- valor de horas extras, adiantamentos;
- valor salarial bruto;
- valor do salário líquido.
E não há obrigatoriedade de modelo de folha de pagamento. Existem dois tipos no mercado: o modelo online e o modelo impresso. Independentemente de como você faz sua folha de pagamento, é importante prestar atenção às informações acima.
Como calcular a folha de pagamento: confira o passo a passo a seguir
Reconhecer e planejar cada um dos itens acima é, sem dúvida, um fator crucial na folha de pagamento. Contratar contratações e dispensas
- Controle o fluxo de demitidos e admitidos da empresa
Cada empresa deve ter controle sobre as contratações e dispensas. Nenhuma notícia até agora. Mas, curiosamente, alguns não estão devidamente organizados e pagam benefícios aos funcionários que não fazem mais parte da força de trabalho atual por meio do sistema de folha de pagamento, diferindo seus salários. É assim que você cria ressentimento entre os profissionais.
Portanto, antes de se preocupar com a folha de pagamento, é importante estar no controle das entradas e saídas mensais que sua empresa fez.
- Definir a categoria do empregado
A definição da categoria do empregado e da posição é uma das primeiras etapas no processo de folha de pagamento.
Cada profissional pode pertencer a um acordo coletivo e neste caso as bases de cálculo e descontos variam de folha para folha.
- Calcular as horas trabalhadas
Calcular as horas trabalhadas é a forma de evitar erros em possíveis extras como horas extraordinárias e acréscimos noturnos, também claro para contabilizar descontos como faltas, atrasos e faltas injustificadas.
Tudo deve estar bem detalhado no documento. Um relógio de ponto é uma ótima maneira de contar com precisão as horas trabalhadas por seus funcionários.
- Conheça as Taxas e Descontos
É necessário também estar ciente das taxas e impostos dedutíveis como INSS, IRRF e contribuição sindical. Além disso, benefícios como VT, VR e seguro saúde, bem como outros descontos legais devem constar no recibo de vencimento.
- FGTS na planilha
O FGTS tem a função de dar suporte futuro ao empregado demitido. A empresa faz um depósito mensal de 8% do salário do funcionário. Ressalte-se, porém, que o desconto não é feito na conta do empregado.
A obrigação de fornecer um depósito é do empregador. É como se a empresa tivesse depositado um valor mensal adicional em uma conta externa que pode ser usada em caso de rescisão injustificada, doença grave, desastre natural ou a compra de propriedade precisa estar na folha de pagamento para dar ao funcionário segurança quando precisar desse dinheiro.
- Separar o salário bruto do salário líquido
Parte da ideia de como a folha de pagamento é feita é a separação do salário bruto do salário líquido.
Se não houver essa separação, não há como a empresa saber os valores devidos e, portanto, não descontará os valores obrigatórios do salário do funcionário.
O salário bruto é o valor integral sem levar em consideração descontos como INSS, IR e VT por exemplo. Já o salário líquido é o que o trabalhador qualificado tem direito ao final do mês com todas as deduções devidas constantes do documento.
Esta separação é, portanto, essencial para não efetuar quaisquer pagamentos ilegais. Escolha o modelo ideal para aplicar à sua empresa
Não existe uma maneira certa de fazer a folha de pagamento. Muitas empresas ainda contam com o modelo manual que requer muita atenção e deixa a compilação do documento com maior risco de erro devido à grande quantidade de informações que contém.
Isso acontece principalmente quando sua empresa possui um grande número de profissionais, o que torna o processo ainda mais lento e difícil. A automação surge, portanto, como uma alternativa.
Além de um acesso melhor e mais fácil às informações pelo departamento de pessoal, essa automação oferece maior segurança no arquivamento de documentos.
