Atividades e metas: dicas de como organizar o seu time

Como você organiza o seu time? A gestão de tarefas, e o tempo despendido nelas, são importantes fatores a serem controlados para não só manter cada profissional ciente das atribuições e do seu papel dentro da empresa, mas também atingir objetivos mais rápido.

Sabendo disso, elaboramos esse conteúdo para que você conheça as principais ferramentas que garantem uma gestão de tarefas eficiente, junto a algumas dicas para otimizar o processo e aumentar a produtividade. Boa leitura!

Dicas e ferramentas para facilitar a gestão de tarefas

Confira 7 dicas e ferramentas que auxiliam na gestão de tarefas e de tempo.

Utilize metodologias ágeis

Vamos começar pelas metodologias ágeis, elas são excelentes para gerir e administrar as atividades junto a todos os profissionais envolvidos em um projeto.

Através de algumas delas, como o Scrum ou o uso do Kanban, você poderá organizar o seu time conforme as atividades necessárias, sendo cada grupo responsável por entregar uma parte do projeto e cada colaborador por seu “pedaço” dentro dessa divisão.

As metodologias ágeis tiram o peso da gestão de tempo e atividades das costas do gestor, e distribuem entre o time, sendo que todos participam do processo de decisão das ações que farão parte das atividades do dia e da semana.

Separe as tarefas conforme suas prioridades

Entre os métodos ágeis citados acima, o Kanban é ideal para separar as ações conforme as suas prioridades.

Basicamente as ações que compõem o projeto são divididas em 3 níveis, as que precisam ser feitas, as que estão em andamento e as que já foram entregues.

Dentro dessas ações que precisam ser feitas, é possível dividi-las em mais subgrupos que indicam a prioridade.

Essa prioridade pode ser definida a partir da importância que a ação tem para o projeto, o tempo que falta para a sua entrega e o valor que ela custa para ser executada.

Saiba a diferença entre a comunicação síncrona e assíncrona

Durante a organização dos times, muito tempo pode ser perdido caso as formas de comunicação não sejam estabelecidas de maneira clara.

Para isso, é necessário saber diferenciar a comunicação síncrona e assíncrona.

A síncrona é aquela que possui respostas imediatas, como em reuniões ou conversas por celular.

Já a assíncrona é aquela que não terá resposta imediata, como uma mensagem em um aplicativo de conversa ou um e-mail.

A empresa deve separar quais são os meios adequados para realizar as duas e os indicar para os seus colaboradores.

Possua micro objetivos

A empresa deve possuir grandes objetivos, que motivam os colaboradores e tornam o seu “Norte” mais claro. Porém, os micros objetivos, que incentivam os profissionais no dia-a-dia, não devem ser esquecidos.

Defina objetivos que possam ser alcançados em pouco tempo, em uma semana, ou até mesmo dias. Dessa forma, a gestão de tarefas acontecerá de maneira ágil, priorizando sempre as ações que levam ao alcance da meta e eliminando as que são desnecessárias.

Invista no planejamento

Essa dica pode parecer boba, mas um bom planejamento é o pilar da gestão de tarefas. Cada uma das tarefas que estarão englobadas dentro de um projeto deve ter a sua serventia, considerando o objetivo macro.

É importante também que nessa fase sejam organizados os colaboradores que ficarão responsáveis por cada etapa do trabalho, os custos estimados e disponíveis para cada ação e o tempo para a sua entrega.

Realize a gestão de tempo

Como você viu acima, o tempo é um dos fatores importantes para o planejamento, a partir do seu controle, fica mais fácil:

• Saber quantas horas são gastas em cada ação;
• Realizar o cálculo do pagamento de profissionais freelancers;
• Apresentar os gastos e o tempo do projeto para os clientes;
• Aumentar a produtividade dos colaboradores.

Essa gestão de tempo pode ser feita através de planilhas de Timesheets, que podem ser preenchidas manualmente ou através de programas específicos, que fazem o cálculo do montante despendido por tarefa e por projeto, além de emitir relatórios de produtividade.

Plataforma de gestão de tarefas

Existe uma forma de contar com todas as dicas e ferramentas que apresentamos nos tópicos anteriores em somente um lugar. As plataformas de gestão de tarefas disponíveis no mercado facilitam a gestão a partir da integração de diferentes utilidades, como:

• Boards para planejamento;
• Divisão das tarefas conforme suas prioridades;
• Divisão das equipes;
• Chats para comunicação durante o trabalho;
• Cálculo de tempo.

A tecnologia como aliada das atividades e metas

Como você viu, diversas ferramentas e dicas úteis para o aprimoramento da gestão de tarefas e de tempo podem ser desempenhadas através de programas específicos.

Para escolher dentre as soluções disponíveis, saiba quais são as necessidades da sua empresa e do seu time, escolhendo a ferramenta que trará mais benefícios para a equipe.