Como criar um plano de contingência para a sua empresa?

Dicas práticas vão ajudar a mitigar riscos e trazer mais segurança operacional para o seu negócio. Confira!

O plano de contingência é um trabalho desenvolvido com o propósito de auxiliar uma empresa a lidar com situações emergenciais. Toda empresa, independentemente do porte ou segmento de atuação, precisa definir processos e boas práticas visando a proteção e continuidade de suas operações sob qualquer circunstância.

Formatar esse plano demanda planejamento e conhecimento sobre o negócio. O comitê responsável precisa pensar o mercado de forma mais ampla, entendendo os riscos aos quais a empresa está exposta, investindo em bons seguros empresariais e mantendo as práticas do negócio em sinergia com a estratégia traçada. 

Entenda o que é o plano e suas vantagens

Antes de começar a elaborar o seu plano de contingência, é imprescindível entender seu significado e suas vantagens práticas. O plano é uma estratégia que tem como principal objetivo minimizar perdas empresariais diante da ocorrência de um imprevisto.

Por meio dele o gestor consegue enxergar melhor os riscos e saber como lidar com eles caso se tornem reais. Desta forma, o plano de contingência se apresenta como um guia que vai orientar o comportamento das equipes frente a alguma situação inesperada. 

A vantagem é clara: com um plano de contingência bem estruturado você minimiza os riscos operacionais e contribui para a continuidade do seu negócio. Mas como criar esse plano? Quais os passos que devem ser seguidos?

Crie um Comitê de Gestão de Crise

A primeira etapa consiste na criação do chamado “Comitê de Gestão de Crise”. Esse comitê deve ser composto por colaboradores de diferentes áreas do negócio, com conhecimento e capacidades que agreguem experiência e diversidade à elaboração do plano de contingência.

O Comitê de Gestão de Crise é o responsável por todas as etapas seguintes. Desta forma, deve ser composto por pessoas comprometidas e que tenham condições de auxiliar e trazer os resultados pretendidos.

Avalie os riscos 

Depois de montado o comitê, o passo seguinte é a avaliação dos riscos. Aqui, será necessário detalhar todos os principais e possíveis riscos aos quais a empresa está exposta. Lembre-se de considerar não apenas riscos técnicos, mas também problemas naturais e originados por falhas humanas.

Liste todos os riscos e os impactos que eles podem causar na empresa caso venham a acontecer. Esse impacto deve ser pensado no curto, médio e longo prazo. Além disso, aproveite o momento de avaliação de riscos para analisar os processos. 

Muitos processos podem estar expondo a empresa ao risco e a análise acurada desses detalhes poderá auxiliar na elaboração de um plano que contemple o negócio de forma mais ampla.

Desenvolva as suas estratégias

Depois de analisar os riscos, é chegado um dos momentos mais importantes: desenvolver as estratégias. A partir da lista de riscos e dos impactos causados é necessário estabelecer quais serão as práticas adotadas para mitigá-los.

Pensando em um exemplo prático simples: caso ocorra um incêndio na empresa, quais seriam as medidas adotadas para lidar com o problema e manter o negócio operando? O comitê deverá estabelecer uma estratégia para lidar com a situação.

São as estratégias que vão ajudar a empresa a se recuperar do problema mais rapidamente, além de minimizar os riscos do negócio. Neste contexto, é fundamental levar em consideração o uso de mecanismos como os seguros. 

O mercado oferece hoje uma infinidade de opções de seguros que podem ser escolhidos de acordo com o perfil e necessidades de cada segurado. O seguro empresarial, por exemplo, protege contra diversos riscos e pode ser um produto imprescindível na estruturação do seu plano de contingência.

Outro seguro muito conhecido e utilizado por empresas é o chamado “seguro máquinas e equipamentos”, indicado para situações que envolvem danos elétricos, acidentes e até mesmo roubo.

Leve em consideração o uso desses mecanismos como ferramentas que vão trazer mais proteção ao seu negócio. Dentro de um plano de contingência os seguros desempenham um papel singular na proteção financeira e operacional das empresas.

Desenvolva um guia e faça acompanhamentos

Por fim, com as estratégias desenvolvidas e para garantir a disponibilidade das informações quando se fizer necessário, é recomendado criar um documento, na forma de um guia.

Reunindo todas essas informações em um único documento — desenvolvido de forma clara e concisa —  fica mais fácil agir em caso de necessidades. Uma dica interessante e que pode fazer toda a diferença na consulta dessas informações, principalmente por membros da equipe que não integram o comitê, é por meio do uso de ferramentas como fluxogramas e infográficos.

Com um plano de contingência bem desenvolvido, a empresa reduz os riscos e favorece o desenvolvimento do negócio. Adotar boas práticas de proteção vai contribuir tanto para as finanças quanto para o melhor desempenho operacional.