Desenvolvimento x Gestão: Otimização da emissão de NF em sua empresa

As tecnologias têm se tornado uma parte essencial do cotidiano de muitos negócios. Afinal, empreender online com desafios recorrentes – naturalmente enfrentados por todas as instituições –, pode acabar prejudicando as empresas e a motivação dos empresários.

Assim, o uso dos dispositivos eletrônicos auxilia no combate desses empecilhos, na organização geral de todos os procedimentos, na otimização do desempenho, na qualidade do processo administrativo e na facilitação da construção de um bom gerenciamento.  

E esse aumento na competência da gestão de startups e empreendedorismo digital pode ser ainda mais imprescindível quando falamos da emissão, ordenação, controle e armazenamento dos documentos fiscais.

Afinal, essas documentações são essenciais para casos de auditorias e fiscalizações por parte da Receita Federal.

Por isso, para garantir a segurança dos negócios, dos fornecedores e também dos clientes, é essencial otimizar a qualidade da gestão de documentos como:

• Nota fiscal eletrônica;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
• Cupom Fiscal Eletrônico (CFe);
• Escrituração Fiscal;
• SPED;
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, entre outros.

Deste modo, se você deseja aperfeiçoar todo o processo de administração dos documentos fiscais na sua empresa, continue a leitura!

Importância da gestão de documentos fiscais

Diariamente, as instituições comerciais tendem a gerar um grande volume de documentos fiscais, o que pode ser agravado de acordo com a quantidade de mercadorias que são vendidas pela empresa e conforme o porte de cada negócio.

Por isso, a gestão dessas certidões é crucial para os empresários e para a realização adequada de uma contabilidade mais eficiente e completa – tanto que esta é uma ação bastante estudada no curso de gestão financeira online.

Afinal, essa administração é responsável por:

• Manter a qualidade das informações de controle interno;
• Evitar a emissão de documentos fraudulentos;
• Registrar as movimentações financeiras realizadas;
• Organizar as documentações e registros para consultas futuras.

Assim, a qualidade da manutenção e do armazenamento desses documentos – mesmo aqueles que são extraídos digitalmente – deve ser priorizada por, pelo menos, 5 anos a partir da data de emissão dos arquivos.

Por esse motivo, muitos gestores têm insistido tanto na indispensabilidade do investimento em softwares de armazenamento em nuvem ou que facilitem a emissão e o registro desses arquivos.

Existem métodos de armazenamento físico para documentos, contudo, torna-se crescentemente mais prático e econômico investir em espaço virtual para manter dados importantes seguros.

Sendo essa uma medida que é discutida e estudada no curso de empreendedorismo a distância.

Qual é a importância da emissão da nota fiscal?

De todos os documentos fiscais, a Nota Fiscal é uma das maiores preocupações dos empresários brasileiros.

Isso porque, além de se tratar de um documento obrigatório, que faz a regulação da empresa e que garante os direitos dos consumidores, ele também recolhe os tributos e registra a compra ou transferência de todos os bens da companhia.

Além disso, esse documento é importante para a economia das empresas – sendo estudado no curso de gestão financeira empresarial –, pois apresenta informações que comprovam que a instituição paga seus tributos de acordo com as normas Federais.

Desta forma, a Nota Fiscal é uma necessidade para as instituições que desejam se manter regularizadas com o Fisco.

Este é, por sua vez, uma gestão que o Estado realiza em conjunto com o Tesouro Público, fazendo um acompanhamento das finanças, economia, tributos e patrimônio de todas as empresas nacionais.

Assim, o cumprimento das exigências relacionadas à emissão da nota fiscal é um requisito básico para que as instituições comerciais se mantenham em regularidade junto ao Ministério da Fazenda.

Ou seja, a não emissão, falsificação ou omissão de valores são práticas ilegais que se enquadram na sonegação fiscal.

Por isso, investir em uma graduação em gestão de pessoas, para adquirir os conhecimentos necessários acerca da contratação de funcionários capacitados na realização deste tipo de serviço burocrático, é fundamental para empresários ou gestores.

Formas de otimizar a emissão da Nota Fiscal na sua empresa

Em 2008 foi inaugurada, pelo governo brasileiro, a plataforma NF-e. Essa ferramenta tem o intuito de garantir mais segurança e agilidade no processo de emissão das Notas Fiscais, através da inclusão da tecnologia nos processos.

No entanto, ainda sim, é preciso que os empresários saibam qual é o tipo de nota fiscal que precisa ser emitida, além de ser necessário adquirir um certificado digital e realizar o credenciamento da empresa na Secretaria da Fazenda.

Em conjunto com essas medidas, a gestão dos documentos fiscais também pode ser otimizada com o cumprimento das seguintes dicas:

1. Reduza o uso de documentos físicos

A tecnologia veio para facilitar o nosso dia a dia e para trazer mais precisão aos processos operacionais, com a emissão das notas fiscais não é diferente.

Se antigamente muitas empresas utilizavam os talões de papel tradicionais como forma de fazer a emissão da nota, atualmente a digitalização desse processo promete facilitar e ordenar a gestão desses documentos.

Além disso, a digitalização oferece vantagens como a redução nos custos de impressão e armazenagem – o que é estudado por meio da gestão financeira tecnologo ead –, redução do tempo gasto com geração desses documentos e futuras análises necessárias.

1. Invista em um software de gestão

Um software de gestão é um programa de computador que visa facilitar o gerenciamento de todas as tarefas desempenhadas dentro de uma empresa, automatizando e unificando o serviço desempenhado por diversas áreas da instituição.

Esse tipo de ferramenta é tão indicado no curso de gestão financeira grade curricular, pois possibilita a otimização da administração financeira, fazendo o controle dos documentos fiscais, facilitando a emissão de arquivos e a rastreabilidade de informações.

Isso faz com que a validação – e arquivada – das notas fiscais, seja feita de forma completamente segura.

Assim, as empresas não correm o risco de efetuar o pagamento de notas canceladas ou de esquecer de concretizar a autenticação necessária no portal da SEFAZ.

1. Garanta a segurança dos arquivos eletrônicos

Ainda que a digitalização dos documentos torne a organização, a conservação e procura por registros oficiais mais simplificado, devido a importância desse tipo de arquivo, é essencial garantir a segurança de certidões eletrônicas e a proteção contra ataques digitais.

Para fazê-lo é possível investir na contratação de um sistema de gestão – como dito anteriormente –, em um programa de armazenamento em nuvem, na realização de backups regulares e até na terceirização da gestão de documentos.

Esses meios garantem cópias digitais bem protegidas, maior acessibilidade a esses arquivos – por meio de celulares, tablets ou computadores – somente a profissionais autorizados e ainda são capazes de reduzir despesas com verbas ou espaço físico.

1. Atente-se aos prazos

Como foi possível perceber ao longo deste artigo, as notas fiscais são imprescindíveis para qualquer empreendimento comercial e é uma documentação que precisa ser precisa e atentamente emitida. Neste sentido, a preocupação com as datas deve ser uma prioridade.

Desta forma, é possível garantir que não haja nenhum problema com o cumprimento de prazos e nem que algum documento deixe de ser devidamente emitido. Por isso, é crucial organizar as notas de acordo com o mês de vencimento ou de emissão.

Além disso, é crucial verificar a autenticidade das notas, garantindo a adoção de todas as medidas impostas pelo governo.

Por isso, o investimento nos cursos de gestão de pessoas e liderança ead pode vir, mais uma vez, a calhar no momento da contratação dos colaboradores mais experientes e aptos para tal função.

1. Simplifique a emissão com o auxílio de dispositivos digitais

Atualmente existem softwares que além de facilitar a gestão dos documentos, também permitem a simplificação da emissão das notas, viabilizam o compartilhamento desses documentos e oferecem uma precisão muito maior às informações anexadas aos arquivos.

Assim, os gestores são capazes de eliminar alguns processos manuais que fazem parte da impressão e depósito desses materiais. E ainda, conseguem modernizar o serviço do setor contábil, melhorando o desempenho dos funcionários e a organização de toda a área.

A emissão e arquivamento das Notas Fiscais são importantes para o desenvolvimento e segurança das empresas, fazendo com que o não cumprimento das normas estabelecidas possa ser motivo de penalidades, podendo acarretar em 5 anos de reclusão e multas.

Por isso, é fundamental que esse processo seja sempre efetuado e acompanhado por profissionais competentes e devidamente capacitados para a realização deste tipo de ação burocrática.

Assim, em conjunto com as dicas dadas anteriormente, é possível certificar uma melhora significativa na agilidade, controle e organização das tarefas institucionais, bem como, uma otimização de toda a gestão financeira.

Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe do blog It Business Fórum, site voltado para a veiculação de conteúdos relevantes sobre negócios, startups e estratégias para pequenas, médias e grandes empresas.