Workflow: saiba o que é e como construir um

É bem comum que as pessoas se sintam sobrecarregadas dentro das empresas, isso porque, muitas vezes, as tarefas não estão muito organizadas ou não existe o planejamento sério de um workflow de qualidade, que possa gerar uma melhor qualidade de trabalho. 

Desse modo, é importante ressaltar que na gestão de empresas, as equipes ficam sobrecarregadas em diversas épocas do ano, principalmente nos momentos em que é preciso bater metas e entregar melhores resultados. 

E são nesses momentos que você sabe se os gerentes planejaram um workflow que seja capaz de definir as melhores maneiras que o trabalho pode ser realizado, nos diferentes setores dessas empresas. 

Primeiramente, entenda o que é workflow

Workflow pode ser traduzido para o português como fluxo de trabalho, isso faz dele uma expressão que define melhor a forma como as pessoas trabalham em suas funções. É um método que visa ajudar os colaboradores a entregarem melhores resultados. 

Existem diferentes formas de montar um workflow nos processos rotineiros de uma empresa, como abordagem de vendas, mas também  pode ser focado especificamente em um projeto que precisa ser realizado de forma rápida.

No quesito geral, ele trabalha como uma sequência de tarefas que decidem o sucesso de um projeto ou ação de uma determinada empresa. Ele começou há muito tempo, com as primeiras empresas de automação industrial, e foi se aprimorando com o tempo.

Pois bem, neste artigo montamos um passo a passo de como você pode montar um workflow para a sua empresa, integrando à sua realidade. É importante que isso seja feito, para que você consiga melhores resultados e, consequentemente, ganhe mais dinheiro. 

Montando o seu workflow: veja como fazer

É bem comum ter um padrão em empresas que trabalham com a criação de produtos industriais, como uma empresa de manutenção industrial. E isso era ainda mais comum antigamente, quando se tinha milhares de funcionários trabalhando no mesmo setor.

O tempo foi mudando e as pessoas migrando para outros tipos de serviços, mas, em geral, a necessidade de entregar produtos de qualidade sobre uma determinada quantidade de tempo específica, continuou ativa.

Deste modo a criação de um workflow pode gerar diversos benefícios para as empresas, mas sem mais delongas vamos ao passo a passo. 

1 – Analisando os processos internos da sua empresa 

A mudança da qualidade de trabalho que um gerente precisa proporcionar para a sua empresa e, consequentemente, para os seus colaboradores está vinculada com o conhecimento desses líderes com os processos que envolvem a entrega dos trabalhos.

Exige-se a necessidade dos líderes em fazer uma análise processual e interna de todos os setores da empresa. Somente por meio dessa análise que será possível compreender melhor quantos workflows devem ser criados para suprir todas as demandas.

Desde grandes empresas de consultoria ambiental até uma loja de shopping com grande volume de clientes, existe a possibilidade de aprimorar os processos, sendo que a montagem de um workflow passa por tudo isso. 

A dica é montar um fluxograma de todos os processos separadamente, para que se tenha a ideia visual e prática do que está ocorrendo e do que deve realmente acontecer dentro de todos os setores da empresa.

2 – Definindo os melhores líderes

Historicamente as pessoas precisam ser lideradas, seja por uma figura ativa ou simplesmente pela presença de alguém em que elas possam confiar. É preciso que todos os setores saibam quem são os seus respectivos líderes.

A hierarquia ajuda a manter a ordem, por isso, define os responsáveis que melhor se enquadram com o perfil de líder que você quer para a sua empresa. Faça uma reunião com eles e mostre o seu desejo em dar essa responsabilidade.

Essas pessoas serão responsáveis por coordenar todos os processos que virão a seguir, por isso é extremamente importante que o discursos delas esteja de acordo com o aquilo que vocês acreditam ser o melhor no momento. 

Imaginando que você trabalha em uma empresa de coleta de resíduos que já funciona há algum tempo, mas notou somente agora a necessidade de criar um workflow, não há problemas. 

É provável que já existam algumas lideranças, por isso, faça uma análise se os líderes atuais estão de acordo com o novo discurso e com os objetivos a serem criados, ou faça a troca. De todo o modo, é preciso que todos os setores saibam das mudanças.

3 – O projeto precisa iniciar, oficialmente

Dentro de um workflow, é preciso que a comunicação seja muito literal, ou seja, mesmo todos já sabendo que o projeto começará, é preciso que seja feita uma reunião que exponha o início do projeto ou da nova fase que a empresa estiver entrando. 

É importante que isso ocorra nem que seja por meio de uma troca de Emails. Isso deve ser feito seja em uma empresa de portaria, marketing digital, assessoria de imprensa, arquitetura, dentre outras.

A chegada de um novo cliente e de um novo projeto, precisa ser documentada e oficializada, para que toda a comunicação seja feita e o acompanhamento dos processos seja realizado. 

4 – Liste todos os acontecimentos

A manutenção de um projeto é a parte mais desafiadora para todos os integrantes da equipe, desde aqueles que ficam com as tarefas de criação até os gestores. Por isso, no meio do processo, liste as tarefas e desvios. 

É importante que isso seja feito para que todos saibam o andamento do que está ocorrendo, deste modo a comunicação fica melhor e evita trabalhos errados ou dobrados. 

Inclusive, é bem comum no meio desses processos que diversos colaboradores realizem trabalho dobrado devido a alguma falha de comunicação, ou tarefas que poderiam ter sido concluídas ou iniciadas há um longo tempo, porém foram esquecidas.

Imagine uma empresa de advocacia que esquece de avisar o cliente que ele precisa comparecer a uma intimação judicial. A falta dele pode resultar na perda do processo. Do mesmo modo são com as diversas tarefas da empresa.

Existem diversos sites e aplicativos que ajudam as empresas a organizarem a administração dos novos projetos. É possível criar listas em que você coloca todos os envolvidos, além de entrar em contato com eles e mandar avisos prévios. 

Você pode montar o fluxo de maneira que fique bem detalhado e fácil de compreender, deixando claro os seguintes pontos:

• Tarefas essenciais;
• Atribuir os responsáveis pelas tarefas;
• Definir tempo limite para início e entrega;
• Definir os indicadores do sucesso;
• Avisar mudanças ou desvios dentro do projeto.

Da mesma forma que uma administradora predial avisa os inquilinos de que haverá uma mudança na maneira de utilizar o elevador, a piscina ou a área de festas do prédio, um workshop precisa deixar claro os desvios e mudanças do projeto. 

Todos esses processos ajudam os colaboradores a tomarem as melhores decisões e se preparem para o que deve ser feito e concretizado. 

5 – Se já iniciou um projeto otimize-o

Essa dica é para as empresas que querem inserir um workflow em projetos já existentes ou já integrá-lo nas ações a serem feitas com o próximo cliente. Muitos processos são engessados e precisam ser mudados.

Há muitas empresas que insistem nos mesmos erros, então, até com a elaboração de um workflow de qualidade, acabam por esquecer da necessidade da mudança de processo que não funciona mais. Há sempre espaço para a melhora.  

6 – Avise o final 

Por fim, é muito importante avisar a todos sobre a ação que determinará o fim do workflow. Seja a entrega de um relatório, envio de uma nota fiscal dentre outros processos que documentam o fim de toda a ação.

É importante isso para que nenhuma outra ação seja realizada após a entrega dessa tarefa, afinal é ela que determina a finalização. Existem segmentos em que há a necessidade de fazer a manutenção do serviço que foi entregue, mas isso já se trata de outro processo.

Pense em empresas de contabilidade ou de arquitetura, que após a entrega de um serviço precisam lidar com o pós entrega. Esse aspecto já deve integrar outras equipes e um novo workflow, afinal estamos falando de outra tarefa.

Lembre-se que existem diversos setores e diversas realizações, então, definir isso é essencial para não gerar a sobrecarga de tarefas que fazia parte do início desse artigo, mas que com essas dicas não ocorrerão mais. 

Considerações finais

Esses são todos os passos que envolvem a criação de um bom workflow para a sua empresa. Tenha em mente que somente um, dificilmente, atenderá todas as necessidade, pois dentro de uma empresa existem inúmeros processos. 

O objetivo é melhorar a comunicação entre os colaboradores e gerar menos desperdício de tempo com discussões que podem ser melhor efetivadas na criação de um trabalho com maior qualidade para os seus clientes.

A falta de organização dentro da sua empresa não pode afetar a entrega dos resultados, afinal a competição vivida nos dias de hoje é muito mais acirrada. Aprimore seus processos e atinja os melhores resultados. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.