Por que aderir a um sistema de gestão empresarial

Em plena era da Internet das Coisas e da Indústria 4.0, já não é possível deixar de falar do papel da automação em uma empresa, não é mesmo? Um passo fundamental nessa direção é a implementação de um bom sistema de gestão empresarial.

De fato, hoje uma das maiores marcas das grandes empresas do mundo é a capacidade de automatizar os seus próprios processos, impedindo qualquer ponta solta e permitindo que a rotina seja garantida de maneira positiva, graças à tecnologia.

Foi-se o tempo em que tudo era feito manualmente, segundo a vontade de cada gestor ou mesmo de cada colaborador. Imagine uma empresa de serviços contábeis, a quantidade de coisas que poderiam não dar certo se tudo não fosse padronizado.

Pois é, por isso mesmo surgiu o conceito de “verticalização empresarial”, que é a implementação de processos e sistemas de automação que atuam de cima para baixo, cruzando todos os setores, da diretoria até a recepção da empresa.

Isso não quer dizer que o aspecto horizontal seja inútil. Ou seja, que a liberdade dos colaboradores deva ser totalmente reduzida ou mesmo suprimida. Mas certamente colocar parâmetros vai aumentar a qualidade e diminuir os riscos.

É assim que se criam não apenas os processos mais redondos possíveis, mas também o controle de qualidade, a redução de riscos, a otimização dos esforços e gastos e, claro, o aumento dos resultados e até da receita e da lucratividade.

Atualmente, quando falamos em ações ligadas a banco ou a fundo de investimento, como as que são feitas por uma empresa de fomento mercantil (que lida com os direitos creditórios de um negócio, o famoso factoring) isso é absolutamente fundamental.

Por exemplo, uma startup que queira acessar um fundo de investimento para acelerar seu crescimento. Antes de conseguir a credibilidade de qualquer instituição, ela terá que comprovar que seu processo está rodando de modo eficiente e tecnológico.

É aí que entra o papel de um bom sistema de gestão empresarial, que permite aos líderes e gestores terem nas mãos todos os dados de que precisam para garantir um processo eficiente e uma curva de crescimento sólida e sustentável.

Por isso decidimos escrever este artigo, trazendo os conceitos mais importantes da área, bem como dicas práticas que deixam mais claro porque você que é empresário precisa aderir a um sistema de gestão empresarial o mais rápido possível.

O mais bacana é que esse tipo de solução evoluiu tanto nos últimos anos que hoje qualquer negócio pode desfrutar de suas vantagens, seja na área de empresas de contabilidade ou no caso de uma simples loja de roupas.

Então, para entender melhor como isso é possível, como exatamente o processo se dá e como isso pode mudar seu negócio de patamar, basta seguir adiante na leitura.

O que é um Sistema de Gestão?

Do que dissemos acima já ficou claro que um Sistema de Gestão Empresarial nada mais é que um recurso tecnológico que ajuda um negócio a automatizar seus processos.

De fato, trata-se de softwares que atuam como programas que permitem unificar os processos e as informações sob a perspectiva de um conjunto sistêmico e funcional.

Dito de outro modo: são programas de computador, ou mesmo aplicativos de smartphones e tablets, que dão maior controle sobre os setores da empresa, ajudando os funcionários a alimentarem o sistema com tudo o que acontece.

Isso faz ainda muito mais sentido quando falamos em grandes multinacionais ou redes, como uma grande rede de gestão de entregas, que lida com várias unidades e portanto centenas ou mesmo milhares de colaboradores e de clientes.

Mas também faz sentido quando se fala em uma empresa que tenha uma única unidade, ou mesmo que atue pela internet e tenha apenas um estoque. Afinal, também neste caso o dono vai querer controlar os vários processos em andamento.

Ademais, embora se trate de softwares e programas, sempre haverá o suporte de um hardware que permite que a parte lógica rode. Pode ser apenas um desktop ou laptop, mas também equipamentos e dispositivos diferenciados.

Por exemplo, um Sistema de Gestão ligado ao departamento logístico certamente contará com leitores de código de barras, além de eventuais controles de acesso de veículos, balanças de peso e de volume e demais máquinas interconectadas.

Os tipos dos principais sistemas

Para deixar ainda mais claro como funcionam os melhores Sistemas de Gestão Empresarial do mercado, e com isso também dar continuidade aos motivos por que aderir a eles seja algo tão vantajoso, vamos aos exemplos mais práticos.

Afinal, quando falamos em sistema ERP (sigla para Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial), estamos falando nessa tecnologia como um todo, sem especificar uma aplicação pontual.

No caso, uma das aplicações mais populares nos últimos anos tem sido, sem dúvida, a dos CRMs, que são os softwares de Customer Relationship Management. Ou seja, programas de Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Eles deixam claro por qual motivo aderir à tecnologia de automação é algo fundamental. Com tais programas é possível automatizar o funil de vendas, permitindo o cadastro de leads e clientes desde o primeiro momento, criando um histórico do contato.

As vantagens que isso pode trazer à excelência da relação com o cliente são evidentes. A mesma situação vale para todos os demais Sistemas de Gestão que automatizam processos e setores fundamentais de um negócio, tais como:

• Sistemas da logística;
• Sistemas comerciais;
• Sistemas do administrativo;
• Sistemas financeiros;
• Sistema dos Recursos Humanos;
• Sistemas operacionais.

Sem falar na união entre setores, como no caso da função de um sistema de controle financeiro e estoque. 

Neste caso, um exemplo que já dá um passo adiante é o BPM (Business Process Management), responsável pelo Gerenciamento de Processos de Negócio. Ou seja, ele unifica todos os demais sistemas, diminuindo as fronteiras organizacionais.

Assim, cada programa que interliga pessoas e processos, que lida com fluxos de informações, ou mesmo que automatiza e melhora os próprios sistemas individuais, passa a fazer parte de um mesmo sistema central, que melhora o desempenho das partes.

Burocracia e erros humanos?

Está cansado de lidar com erros humanos e com a famosa burocracia, que é onde toda regra nova corre o risco de cair? Pois é, os colaboradores sempre correm o risco de aplicar as regras de maneira fria e indiferente, incomodando o cliente.

Aí é que se torna mais clara a razão para aderir aos sistemas de gestão empresarial que estamos detalhando aqui. Claro que todo processo deve ser construído ao longo do tempo e precisa passar por alterações para melhorar sempre.

Porém, engana-se quem pensa que a tecnologia tende a engessar os processos, pois é o contrário. A falta de automação é que puxa os funcionários para a rotina no sentido negativo, para a famosa “mesmice” de fazer tudo igual, mesmo que esteja ruim.

 Por isso, um sistema de gestão integrada tende a diminuir a burocracia e até mesmo os erros humanos, especialmente quando falamos em aplicações mais industriais, porém também em casos simples como de atendimento a um cliente.

Lembrando que tais erros podem ser ainda piores quando ocorrem no pagamento de um boleto ou na emissão de uma nota fiscal. Mas com a automatização é muito mais fácil lidar com bancos, instituições financeiras e até com a Receita Federal.

Ver a empresa como um todo

Se tem algo que a tecnologia permite é ter o controle na palma da mão, vendo a empresa como um todo orgânico, que depende de cada parte para agir saudavelmente.

Por isso mesmo, cada aspecto objetivo tem vantagens secundárias, como a redução de burocracia, que também melhora a relação com o cliente. Ou a redução de erros humanos, que obviamente reduz custos e gastos desnecessários.

Também assim, um maior controle sobre o estoque pode melhorar os prazos de despacho e de entrega, voltando a agradar o cliente. Um fluxo de caixa automatizado também pode aumentar o controle e diminuir as despesas consideravelmente.

Mesmo no caso de um serviço que seja terceirizado, como o das empresas de folha de pagamento, um sistema de gestão pode ajudar a integrar a relação entre as partes, aumentando a transparência e a eficiência geral.

Considerações finais

Tudo o que dissemos acima deixou bastante claro como um bom sistema de gestão empresarial pode trazer melhorias para todos os setores de uma empresa, seja qual for o segmento ou mesmo o tamanho dela.

Assim, falamos sobre controle de leads e clientes, controle de finanças, gerenciamento de estoque e todas as demais frentes que podem passar por automação empresarial.

Os exemplos hoje são quase infinitos, podendo ir desde a virtualização de documentos e sistemas até o controle de acesso de visitantes de uma portaria.

Mas um dos aspectos mais importantes de tudo isso é que ao aderir a um sistema de gestão empresarial o negócio ganha domínio não apenas sobre o ontem e o hoje, mas também sobre o futuro da empresa.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.